Los Abogados
que laboramos en la Administración Pública en algún momento hemos tenido la buena
suerte de recibir y atender comisiones conformadas por auditores procedentes de
los órganos de control fiscal (Contraloría General de la República,
Contralorías de Estados, Contralorías Municipales y Unidades de Auditoria
Interna), quienes cumplen la labor de realizar una serie de actuaciones
fiscales, que conllevan a la verificación de que las acciones ejecutadas por
los órganos y entes de la Administración se efectúen con legalidad, veracidad y
exactitud.
En
el desenvolvimiento de su actuación fiscal pueden solicitar información y documentos
con el fin de detallar la manera como han desplegado su actividad
administrativa, y siempre requieren determinados instrumentos normativos, entre
los que destacan los Manuales.
¿Pero
cuántos manuales se deben llevar? ¿Cuáles son esos manuales? ¿Es obligatorio
llevarlos? ¿Existen normas jurídicas que hablen de ellos?
Frente
a estas preguntas que es normal formular, es necesario precisar que de
conformidad con el Principio de Legalidad,
del cual se abordó en el post anterior y que dispone que los órganos a los que
incumbe el ejercicio del Poder Público, deben ajustar su actuación a las reglas
del derecho; por tanto, existen normas jurídicas que consagran la
obligatoriedad por parte de los órganos y entes de la Administración Pública de
llevar manuales.
Los
manuales constituyen instrumentos normativos que reúnen de forma ordenada y
sistemática información y procedimientos que orientan la forma en que se
estructuran las organizaciones y la manera en que deben ejecutarse las
diferentes acciones que conllevan al logro de objetivos y metas, debiendo ser
elaborados y aprobados por la máxima autoridad jerárquica del organismo, y
publicados en el medio de divulgación oficial respectivo.
Para
ello, la Contraloría General de la República en fecha 16 de Diciembre de 2015, dictó
la Resolución Nº 01-00-000619 que contiene las Normas Generales de Control
Interno, en la cual se dispone de una serie de normas jurídicas que
consagran el deber de llevar manuales; en tal sentido, es conveniente traerlas
a colación para precisar cuántos y cuáles son los manuales que se deben
elaborar y aprobar:
“Objeto de las Normas
Artículo 1. Las presentes normas
tienen por objeto establecer los estándares mínimos que deben ser observados
por los órganos y entes de la Administración Pública, a los fines de organizar,
establecer, mantener y evaluar el sistema de control interno.”
“Definiciones
Artículo 4. A los efectos de estas
Normas, se define como:
(…)
Manual: documento que
contiene en forma ordenada y sistemática información y/o instrucciones sobre
organización, procedimientos y políticas de una institución. (…)”
“De los manuales
Artículo 34. La máxima autoridad
jerárquica, los gerentes, jefes o autoridades administrativas de cada órgano o
ente son responsables de que existan manuales, su divulgación y capacitación al
personal, para su adecuada implementación y aplicación. Dichos manuales, deben
incluir los diferentes pasos y condiciones de las operaciones a ser autorizadas,
aprobadas, revisadas y registradas, así como lo relativo al archivo de la
documentación justificativa que le sirva de soporte; y ser aprobados por la
máxima autoridad jerárquica del órgano o ente.
En este aspecto, se tendrá
presente la elaboración de los instrumentos normativos siguientes:
1. Manual de Normas y
Procedimientos:
Documento de expresión analítica de los procedimientos administrativos a través
de los cuales se canaliza la actividad operativa de un órgano o ente, así como
también la enunciación de normas de funcionamiento básico a las que deberán adaptarse
los miembros del mismo.
2. Manual de Organización: Documento que contiene en
forma ordenada y sistemática la información relativa al marco jurídico,
organización, funciones y atribuciones de un órgano o ente, constituyéndose en
un instrumento de apoyo administrativo, que describe las relaciones orgánicas
que se dan entre los elementos de la estructura organizativa.
3. Manual de Descripción de
Cargos:
Documento en el cual se establecen las funciones, complejidad, requisitos y líneas
de autoridad, así como la responsabilidad de cada uno de los cargos, entendiéndose
éstos, como el conjunto de operaciones, cualidades y condiciones que forman una
unidad de trabajo específica e impersonal.”
Teniendo
como fundamento las normas jurídicas anteriormente citadas, se concluye lo
siguiente:
1) Los
órganos y entes de la Administración Pública tienen el deber de llevar
manuales,
2) La
normativa que impone ese deber lo constituye la Resolución Nº 01-00-000619 que
contiene las Normas Generales de Control Interno dictada por la Contraloría
General de la República en fecha 16 de Diciembre de 2015,
3) Son
tres (03) los manuales que se deben llevar: a) Manual de Normas y
Procedimientos, b) Manual de Organización y c) Manual de Descripción de Cargos.
Desde
el punto de vista jurídico, estos son los tres (03) manuales que se exigen, no
obstante, partiendo de los principios de transparencia, honestidad, buena fe,
simplificación de trámites, entre otros, nada impide que se puedan llevar otros
manuales que contribuyan a la buena marcha de las instituciones, elaborados y
aprobados por las máximas autoridades jerárquicas y por supuesto debidamente
publicados en la Gaceta Oficial correspondiente.
Pueden
dejar sus comentarios o señalar sus experiencias sobre el tema.
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