Los órganos y entes que integran la Administración Pública Nacional, Estadal o Municipal deben estar conducidos por personas que son consideradas Máximas Autoridades, cuyo objetivo es dirigir la gestión de las actividades, bien sea de forma unipersonal o colegiada, según se trate de una sola persona o de varias de acuerdo a la forma como se establezca el modo de su conducción.
Estas Máximas
Autoridades al ser designadas deben tomar posesión del cargo y comenzar de
inmediato a velar por la correcta gestión del organismo público, en aras de
evitar la paralización de actividades que pudieran perjudicar el interés
colectivo al cual se encuentran destinadas a atender; pero, en base a la
experiencia de años en la Administración Pública se recomienda que al comenzar
a gestionar las actividades, paralelamente procedan a solicitar información
institucional para hacer un diagnóstico de las debilidades existentes, con la
finalidad de instruir e implementar acciones que jurídicamente permitan cumplir
con requerimientos exigidos por los órganos de control fiscal.
Pero a veces, se
observa que algunas personas designadas a dirigir organismos públicos, no saben
por dónde comenzar a realizar el diagnóstico mencionado, por tanto, surge la
preocupación y el ánimo de brindarles una serie de claves que pueden tener en
consideración como guía, a fin de atender adecuadamente el ámbito jurídico del
organismo.
Seguidamente se
ofrecen 12 claves que les pueden servir como hoja de ruta, a saber:
1) RECIBIR EL ORGANISMO
MEDIANTE ACTA (VER POST N° 30): Una vez
realizada la designación, se debe ejecutar una entrega, de parte del
funcionario saliente al funcionario entrante, para lo cual se debe levantar
acta dando cumplimiento a las condiciones establecidas en la normativa que rige
el asunto.
2) CONSTITUIR CAUCIÓN A TRAVÉS DE UNA EMPRESA ASEGURADORA: El propósito de la caución es responder por daños patrimoniales que
eventualmente puedan causar en su gestión.
3) INSTRUIR, POR ESCRITO, PARA LA REVISIÓN DEL ACTA DE ENTREGA DENTRO
DEL LAPSO LEGAL: Al recibirse el organismo mediante
acta se abre un lapso de 120 días hábiles, dentro de los cuales debe efectuarse
la revisión de la mencionada acta y de sus anexos, por cuanto en el supuesto de
evidenciarse inconsistencias se debe presentar ante el órgano competente, las
observaciones a que hubiere lugar y de esta forma deslindar la nueva gestión de
la anterior. Es recomendable disponer por
escrito las órdenes dirigidas a la revisión, para dejar constancia y
medio de prueba, ante eventuales acontecimientos, de que hubo la voluntad de ejecutarse
la revisión.
4) VERIFICAR LA
EXISTENCIA DE UNA CARTELERA QUE CONTENGA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL: La cartelera debe
estar en un sitio visible al público, con la finalidad de ofrecer información
relevante como lo es: Organigrama, Filosofía Institucional con todo lo que
implica, Registro de Información Fiscal (R.I.F.) y cualquier otra exigida por
el ordenamiento jurídico vigente.
5) DISPONER DEL
INSTRUMENTO JURÍDICO MEDIANTE EL CUAL FUE CREADO EL ORGANISMO: Bien sea una ley, un
decreto o una acta constitutiva y estatutaria, aspecto éste que tiene
relevancia porque permite conocer la naturaleza jurídica del organismo, para
precisar si se está en presencia de un órgano o de un ente descentralizado
funcionalmente, que facilite determinar el régimen jurídico que le es aplicable.
6) PRECISAR SI EL
ORGANISMO ES UNIPERSONAL O COLEGIADO: Al inicio se expresó que hay organismos cuya
conducción está a cargo de una sola persona, por tanto se considera un
organismo unipersonal, y están los colegiados que son dirigidos por un grupo de
personas. Esta distinción es necesario conocerla para precisar quién tiene la
competencia de decisión, porque en un organismo colegiado pueden existir varias
instancias, y se debe delimitar las competencias de cada una de ellas, para
evitar incurrir en usurpación de funciones y la nulidad absoluta de actos
administrativos emitidos.
7) CONSTATAR LA
EXISTENCIA, APROBACIÓN Y PUBLICACIÓN EN GACETA OFICIAL DE INSTRUMENTOS
INSTITUCIONALES EXIGIDOS POR EL ORDENAMIENTO JURÍDICO: En diversas
normativas jurídicas se establece la obligatoriedad de que los órganos y entes
deben disponer de los siguientes instrumentos: Estructura Organizativa,
Organigrama, Filosofía Institucional (misión, visión, objetivos generales y
específicos, principios y valores) y Reglamentos Internos. Estos instrumentos
deben ser elaborados, aprobados por quien tiene competencia para ello y
publicados en la Gaceta Oficial correspondiente.
8) VERIFICAR LA EXISTENCIA DE LOS MANUALES EXIGIDOS POR LEY (VER POST N° 29): Los órganos y entes
deben llevar por disposición legal los siguientes: 1) Manuel de Normas y
Procedimientos, 2) Manual de Organización y 3) Manual de Descripción de Cargos.
Estos manuales
deben ser elaborados, aprobados por quien tiene competencia para ello y
publicados en la Gaceta Oficial respectiva.
9) SOLICITAR A LA UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS UN LISTADO CONTENTIVO DEL
PERSONAL: Este listado debe reflejar la identidad del personal y
su ubicación, clasificado en: Fijos, contratados, obreros, en comisión de
servicio y en permiso no remunerado; así como la cantidad de hombres y mujeres.
10) SOLICITAR LOS INFORMES DEFINITIVOS
DE AUDITORIAS O DE CUALQUIER OTRA ACTUACIÓN FISCAL Y LOS PLANES DE ACCIÓN: Estos informes revisten una importancia significativa ya que expresan las
observaciones, conclusiones y recomendaciones de los órganos de control fiscal
al ejecutar actuaciones de control, que permiten diagnosticar las debilidades
administrativas, contables, presupuestarias, de registro de bienes, de recursos
humanos, entre otros, y establecer planes de acción y distribución de tareas
con el personal involucrado según las áreas, para corregirlas y optimizar las
actividades, por cuanto las mencionadas recomendaciones son de obligatorio
acatamiento por disposición legal.
11) REQUERIR INFORMACIÓN SOBRE LA
EXISTENCIA Y ACCIONES DE SEGUIMIENTO DEL PLAN OPERATIVO ANUAL INSTITUCIONAL (POAI):
El Plan Operativo Anual Institucional constituye un
instrumento esencial porque refleja
el establecimiento de objetivos, metas, actividades, productos, indicadores y
el costo que a nivel presupuestario implica. En tal sentido, se recomienda establecer
un proceso de seguimiento a su ejecución, para lo cual se puede constituir una
comisión integrada por varias personas que se encarguen de realizar el
seguimiento, determinar las causas que originan una subestimación o
sobreestimación, pudiéndose efectuar cortes trimestrales para reflejar su
evolución.
12)
CONSTITUIR UNA COMISIÓN QUE SE
ENCARGUE DE IR PREPARANDO EL INFORME DE GESTIÓN: El Informe de Gestión expresa las actividades ejecutadas y los resultados
obtenidos en el año anterior, en consecuencia es recomendable constituir una
comisión que se encargue de ir recibiendo y procesando información,
trimestralmente, para ir proyectando lo que será el Informe de Gestión y de esa
forma presentarlo dentro del lapso legalmente establecido.
